Kompakt
79 €/Monat
Bis zu 5 Behandler
Demo anfragenTermine per WhatsApp für Praxen mit mehreren Behandlern
Ihre Praxis im WhatsApp Ihrer Patienten und Ihrer Behandler
Patienten buchen, verschieben und sagen ihre Termine in dem Chat ab, den sie ohnehin nutzen. Jeder Behandler veröffentlicht seine Woche per WhatsApp. Und der Empfang sieht alles in einem Dashboard.
Niemand braucht eine App. Keine Mindestlaufzeit. Gemacht für Praxen in Spanien: Patienten und Team nutzen es auf Spanisch.
Patienten, Behandler und Empfang
Was Zitavo anders macht
Für Patienten
Ohne Apps und Anrufe
Sie buchen, verschieben oder sagen ihren Termin im gewohnten WhatsApp ab, jederzeit. Am Vortag erhalten sie eine Erinnerung und bestätigen mit einem Fingertipp.
Für Behandler
Die eigene Woche per WhatsApp
Sie veröffentlichen ihre Verfügbarkeit jede Woche in einem Formular im Chat und werden benachrichtigt, wenn sich ihr Kalender für heute oder morgen ändert. Sie haben nur einen Kalender, auch wenn sie in mehreren Praxen arbeiten.
Für den Empfang
Die ganze Praxis in einem Dashboard
Die Kalender aller Behandler, die Warteliste, Gespräche, die Hilfe brauchen, und fehlgeschlagene Nachrichten, alles an einem Ort.
Mit Zitavo arbeiten auch die Behandler per WhatsApp. Nicht nur die Patienten.
In drei Schritten startklar
So funktioniert’s
Sie verbinden das WhatsApp der Praxis
Über die offizielle geführte Anmeldung von Meta, die wir gemeinsam mit Ihnen durchgehen. Die Nummer gehört der Praxis, und die Praxis zahlt die Nachrichten direkt an Meta.
Jeder Behandler veröffentlicht seine Woche
Zitavo fragt ihn per WhatsApp an dem Tag und zu der Uhrzeit, die die Praxis festlegt. Er markiert seine Zeitfenster in einem Formular und wird erinnert, falls er es vergisst.
Patienten buchen selbst
Sie schreiben der Praxis per WhatsApp, wählen Leistung, Behandler und Uhrzeit aus den tatsächlich freien Terminen und erhalten Bestätigung und Erinnerung.
Funktionen
Alles, was Zitavo kann
Jede dieser Funktionen ist bereits umgesetzt und getestet.
Buchung direkt in WhatsApp
Ein Formular im Chat selbst: Leistung, ein bestimmter oder ein beliebiger Behandler sowie Tag und Uhrzeit aus den tatsächlich freien Terminen. Während der Patient entscheidet, bleibt die Uhrzeit für ihn reserviert.
Erinnerung am Vortag
24 Stunden vorher, mit drei Schaltflächen: Bestätigen, Termin absagen oder Weitere Optionen. Bei einer Absage ist der Termin sofort wieder frei.
Eine Warteliste, die Lücken füllt
Patienten tragen sich für eine Leistung ein, bei einem bestimmten Behandler oder bei jedem, vormittags oder nachmittags. Wird ein Termin frei, bietet Zitavo ihn jeweils einer Person mit Frist an, und bei einer Zusage ist der Termin gebucht.
Nach Fachgebiet oder nach Behandler
Jede Leistung gehört zu einem Fachgebiet. Der Patient wählt seinen Behandler oder lässt Zitavo einen Termin bei jedem suchen, der dieses Fachgebiet anbietet.
Ein Kalender, auch über mehrere Praxen
Arbeitet ein Behandler in zwei Praxen mit Zitavo, überschneiden sich seine Termine nie: Was in der einen belegt ist, kann in der anderen nicht gebucht werden.
Benachrichtigungen für Behandler
Ändert sich der Kalender für heute oder morgen, erhält der Behandler eine einzige Nachricht mit allen Änderungen und einer Schaltfläche zum Kalender. Er kann die Benachrichtigungen jederzeit abschalten.
Ruhezeiten
Nachts werden keine Kalenderbenachrichtigungen und keine Terminangebote verschickt. Standardmäßig von 23:00 bis 07:00 Uhr; jede Praxis legt ihr eigenes Zeitfenster fest.
Zu verlegende Termine
Sperrt ein Behandler einen Tag, für den schon Termine gebucht waren, erhält jeder Patient eine Nachricht, um eine andere Uhrzeit zu wählen, und der Empfang sieht, welche noch offen sind.
Der Empfang antwortet per WhatsApp
Der Patient tippt auf „Mit dem Empfang sprechen“, und das Gespräch wird im Dashboard markiert. Der Empfang antwortet von dort, und die Antwort erreicht den Patienten per WhatsApp.
Fehlgeschlagene Nachrichten im Blick
Lehnt WhatsApp eine Nachricht ab, wird sie mit dem Grund im Dashboard festgehalten, damit niemand unbemerkt ohne seine Benachrichtigung bleibt.
Kennzahlen für die Praxisleitung
Termine nach Kanal, nicht erschienene Patienten, über die Warteliste zurückgewonnene Termine, Abmeldungen von Benachrichtigungen und Antwortzeit des Empfangs.
Für den Empfang und die Praxisleitung
Der Empfang sieht alles in einem Dashboard
Der Empfang trägt keine Termine mehr ein, sondern behält den Überblick: Das Dashboard zeigt, was auf WhatsApp passiert, und erlaubt einzugreifen, wenn es nötig ist.
- Der Kalender der Praxis nach Tag oder Woche, für alle Behandler oder einen einzelnen, mit den freien Terminen.
- Telefonische Termine anlegen, verschieben oder absagen; der Patient erhält die Bestätigung per WhatsApp.
- Wer seine Woche schon veröffentlicht hat und wer nicht.
- Die Warteliste und die zu verlegenden Termine.
- Chats, in denen Patienten den Empfang sprechen möchten, mit Antwort per WhatsApp aus dem Dashboard.
- Fehlgeschlagene Nachrichten mit ihrem Grund.
- Für die Praxisleitung: Behandler, Leistungen, Öffnungszeiten, Feiertage, Ruhezeiten und Kennzahlen.
Beispielansicht des Empfangs-Dashboards mit dem Wochenkalender, der Warteliste und fehlgeschlagenen Nachrichten.
Datenschutz und Sicherheit
Gesundheitsdaten, als solche behandelt
Schon ein Physiotherapietermin zählt zu den Gesundheitsdaten. Zitavo ist darauf ausgelegt, ihn von der ersten Nachricht an so zu behandeln.
Wir fragen nie nach dem Grund
Der Patient wählt die Art der Leistung aus einer Liste. Zitavo liest und speichert nicht, was er in den Chat schreibt.
Diskrete Benachrichtigungen
Benachrichtigungen über freie Termine und Kalenderänderungen nennen nie die Leistung, denn sie erscheinen auf dem Sperrbildschirm.
Server in der Europäischen Union
Die Daten Ihrer Praxis werden in der EU gespeichert.
Jede Praxis für sich
Jede Praxis sieht nur ihre eigenen Patienten, Termine und Behandler.
Zugriffsprotokoll und Zwei-Faktor-Anmeldung
Das Dashboard protokolliert, wer welche Daten einsieht und ändert, und verlangt für die Anmeldung einen zweiten Faktor.
Bereit für die DSGVO
Die Zustimmung zur Datenschutzerklärung wird protokolliert, Patienten melden sich mit einem Fingertipp von Benachrichtigungen ab, und die Praxisleitung kann einen Patienten im Dashboard löschen oder anonymisieren. Der Zugang zum WhatsApp Ihrer Praxis und die Sicherungskopien sind verschlüsselt.
Preise
Klare Preise pro Praxis
Der volle Funktionsumfang in allen drei Tarifen. Es ändert sich nur, wie viele Behandler Ihre Praxis hat.
Empfohlen
Zentrum
149 €/Monat
Bis zu 20 Behandler
Demo anfragenKlinik
249 €/Monat
Unbegrenzt viele Behandler
Demo anfragenIn allen Tarifen enthalten
- Buchungen, Verschiebungen und Absagen per WhatsApp
- Wöchentliche Verfügbarkeit der Behandler per WhatsApp
- Erinnerung am Vortag und Warteliste
- Benachrichtigungen für Behandler und Ruhezeiten
- Empfangs-Dashboard und Kennzahlen für die Praxisleitung
- Geführte Verbindung des Praxis-WhatsApp mit Meta
- Keine Mindestlaufzeit: Sie zahlen monatlich.
- Preise zzgl. MwSt. (spanische IVA oder IGIC, je nach Region).
- WhatsApp-Nachrichten sind nicht enthalten: Die Praxis zahlt sie direkt an Meta. Was sie kosten, erklären wir gleich hier unten.
Und was kostet WhatsApp?
Meta stellt die Nachrichten direkt der Praxis in Rechnung, über deren eigenes Konto und deren Karte. Zitavo verkauft sie nicht weiter und schlägt nichts auf.
Unterm Strich kostet jeder Termin zwischen 6 und 8 Cent an WhatsApp-Gebühren.
Etwa 7 Cent pro Termin (Richtwert).
Praxis mit 5 Behandlern:etwa 25–30 € im Monat.
Praxis mit 20 Behandlern und 1.500 Terminen im Monat:etwa 110 € im Monat, rund 7 Cent pro Termin.
Meta-Tarife für Spanien, Richtwerte. In anderen Ländern weichen sie ab, und Meta kann sie jedes Quartal ändern.
Brauche ich eine neue WhatsApp-Nummer?
Nein. Sie können Ihre bisherige Nummer behalten: Läuft sie über WhatsApp Business, erlaubt Meta, sie mit Zitavo zu verbinden, ohne die App aufzugeben. Ihr Team schreibt also weiterhin von Hand auf dem Handy, während Zitavo sich um die Termine kümmert. Nutzen Sie das normale WhatsApp, wird die Nummer zuerst auf WhatsApp Business umgestellt, wobei die Chats erhalten bleiben. Eine neue Nummer geht ebenfalls. Wir richten das vor dem Start gemeinsam mit Ihnen ein.
Und wenn der Patient schreibt, statt die Schaltflächen zu nutzen?
Zitavo liest geschriebene Nachrichten nicht: Es antwortet mit dem Menü und erinnert daran, dass der Patient einen Ersttermin buchen oder mit dem Empfang sprechen kann, wenn er nicht weiß, welche Leistung er wählen soll. Dieser Text wird nicht gespeichert. So schildert niemand sein Gesundheitsproblem im Chat.
Müssen meine Behandler etwas installieren?
Nein. Sie schreiben an die WhatsApp-Nummer der Praxis aus ihrem gewohnten WhatsApp. Zitavo erkennt sie an ihrer Nummer und zeigt ihnen ihr eigenes Menü: Woche veröffentlichen, einen Tag ändern, Kalender ansehen und Benachrichtigungen ein- oder ausschalten.
Was ist, wenn ein Behandler in mehreren Praxen arbeitet?
Er hat einen einzigen Kalender. Nutzen diese Praxen Zitavo, kann ihn niemand in der einen zu einer Uhrzeit buchen, zu der er in der anderen schon belegt ist. Seine Verfügbarkeit veröffentlicht er, indem er der Nummer jeder Praxis schreibt, und jede Praxis sieht nur ihre eigenen Termine.
Kann ich weiterhin Termine telefonisch vergeben?
Ja. Der Empfang legt Termine im Dashboard an, verschiebt und sagt sie ab, im selben Kalender, den die Patienten sehen, und Zitavo schickt dem Patienten die Bestätigung per WhatsApp.
Welche Daten speichern Sie und wo?
Was für die Terminverwaltung nötig ist: Telefonnummer und WhatsApp-Profilname des Patienten, seine Termine und wann er der Datenschutzerklärung zugestimmt hat. Nie den Grund des Besuchs. Die Daten liegen auf Servern in der Europäischen Union, getrennt nach Praxis. Ihre Praxis ist Verantwortliche für die Daten ihrer Patienten, und Zitavo verarbeitet sie in Ihrem Auftrag.
Wie lange dauert der Start?
Das WhatsApp der Praxis wird über die offizielle geführte Anmeldung von Meta verbunden. Danach legen Sie Ihre Behandler und Leistungen an. Am längsten kann die Unternehmensverifizierung durch Meta dauern, die bei Meta liegt; wir begleiten Sie dabei.
Gibt es eine Mindestlaufzeit?
Nein. Sie zahlen monatlich und können jederzeit kündigen.
Wer bezahlt die WhatsApp-Nachrichten?
Die Praxis, direkt an Meta, mit ihrem eigenen WhatsApp-Business-Konto und ihrer Karte. Zitavo berechnet nichts für die Nachrichten und schlägt nichts auf. Im Abschnitt Preise finden Sie einen Rechner mit den üblichen Kosten.
Für welche Praxen ist Zitavo gedacht?
Für Physiotherapiepraxen mit mehreren selbstständigen Behandlern, die sich einen Empfang teilen. Bald auch für Tattoostudios und Kosmetikinstitute.
Kontakt
Sprechen wir über Ihre Praxis
Erzählen Sie uns, wie Sie arbeiten, und wir zeigen Ihnen Zitavo an Ihrem eigenen Fall.